فن إدارة الوقت و العمل بذكاء لتعزيز الإنتاجية
هل شعرت يومًا أنه لا يوجد وقت كافٍ في اليوم؟
نحصل جميعًا على نفس الـ ٢٤ ساعة، فلماذا يبدو أن بعض الأشخاص يحققون المزيد في وقتهم، ويجدون مساحة كبيرة للإنجاز والإنتاج أكثر من غيرهم؟ بلا ريب فإن الجواب المتوقع: حسن إدارة الوقت.
إدارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين الأنشطة المختلفة، خطّط بالشكل الصحيح، وسينتهي بك الأمر إلى العمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجهد أكبر، لإنجاز المزيد في وقت أقل حتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية.
يدير المتفوقون وقتهم بشكل جيد للغاية، وباستخدام موارد إدارة الوقت بشكل مخطط ومتقن، فإنهم يتميزون عن غيرهم بل ويتقدمونهم بأميال، وهذا ما يعزّز لديهم مهارات الثقة بالنفس والإنتاجية والإيجابية، فهم لا يشعرون بالضغوطات كغيرهم ولذلك فهم يميلون إلى إضفاء قيمة عالية على حياتهم وعلاقاتهم إذ يرسلون رسائل عديدة لكل الأطراف المحيطين بهم من الأصدقاء إلى المعلمين مرورًا بالعائلة حيث يجد كل أولئك وقتًا متاحًا عند هؤلاء الذين يديرون وقتهم بفعالية.
فوائد إدارة الوقت لتعزيز الإنتاجية
حين تعرف كيفية إدارة وقتك بشكل فعّال، يمكنك الحصول على العديد من الفوائد، وتشمل هذه:
١- انتاجية وكفاءة أكبر.
٢- ضغط أقل ومساحة أكبر للتحرك من أجل الإنجاز في وقت أقل.
٣- سمعة مهنية أفضل وقدرة على تحسين القدرات.
٤- زيادة فرص التقدم نحو تحقيق الأهداف للتنمية الذاتية.
٥- المزيد من الفرص لتحقيق أهداف حياتك الدراسية والعملية.
٦- يساعدك على تحديد أولويات عملك.
٧- يقلل من الإجهاد.
٨- يمنع المماطلة.
٩- يعزز ثقتك بنفسك ويوفر فرص عمل محسنة ومجوّدة.
١٠- تحديد وترتيب أولويات المهام الخاصة بك.
١١- القدرة على تقسيم المهام إلى مهام أصغر.
بشكل عام تبدأ في الشعور بمزيد من التحكم، مع الثقة في اختيار أفضل طريقة لاستخدام وقتك ومن خلال الشعور بالسعادة والاسترخاء والقدرة على التفكير بشكل أفضل، فأنت في مكان رائع لمساعدة الآخرين على الوصول إلى أهدافهم أيضًا.
إلى أي مدى تدير وقتك؟
ابدأ بتقييم نهجك الحالي بتحديد علاقتك بالوقت وقدرتك على توظيفه واستخدامه لتحقيق جميع تطلعاتك إلى جانب معرفتك إلى أي مدى تدير وقتك بجودة عالية وتنظمه بحيث تنجز الأشياء المهمة بشكل جيد؟ وهل يمكنك موازنة وقتك بين الأنشطة المختلفة ورفع التعارض الذي قد يحدث؟ وعندما تخصص وقتًا لفعل شيء ما، هل يمكنك التركيز عليه وإنهائه في الوقت المقرّر؟
أدوات عامة لإدارة الوقت
أدوات العقل لديها مجموعة من الموارد المصممة لتحسين إدارة وقتك بشكل عام، توفر هذه الحلول العملية لتحديات إدارة الوقت الشائعة، فضلاً عن طرق لتغيير العادات الأساسية نحو الأفضل.
١- كيف تكون أكثر تنظيمًا
واحدة من أكبر مضيعات الوقت هي مهمة البحث عن الأشياء العادية التي ننشغل بها بشكل عرضي، فإذا كنت تقضي جزءًا كبيرًا من يومك في البحث عن مفاتيحك أو نظارتك أو أي شيء آخر تستخدمه بشكل روتيني، يمكنك أنْ توفر على نفسك مواجهة مشكلة هائلة وقدرًا كبيرًا من الوقت من خلال التنظيم وتحسين مهاراتك التنظيمية، خصّص مكانًا لكل شيء وضع كل شيء في مكانه، هذا الشعار هو وسيلة رائعة لوضع الأشياء في المكان الذي تنتمي إليه حتى لا تضيع الوقت في البحث عنها، عندما تكون منظمًا يبدو الأمر كما لو كنت تستحضر وقتًا من فراغ، وحتى تكون متميزًا على مستوى التنظيم المنجز، عليك:
أ. التركيز على ما هو مهم.
ب. تذكير نفسك بأهدافك طويلة المدى ومراجعتها عند الضرورة.
ج. القيام بإعداد قوائم مهام يومية وأسبوعية وشهرية بالمهام المهمة.
د. إدارة وقتك بشكل جيد.
هـ. استخدام التقويمات والمخططات.
و. إدارة البريد والمكالمات الهاتفية.
٢- تحديد الأولويات
وهو المهارة الأساسية التي تحتاجها لتحقيق الاستفادة المثلى من وقتك ومواردك إلى جانب جهود فريقك، وهي مهارة تحتاجها لخلق الهدوء والمساحة في حياتك حتى تتمكن من تركيز طاقتك وانتباهك على الأشياء المهمة حقًا، ولا يمكن تحقيق ذلك إلا إذا كنت مديرًا مميزا لوقتك.
إنه مهم بشكل خاص عندما يكون الوقت محدودًا وتكون الطلبات على ما يبدو غير محدودة، حيث يساعدك على تخصيص وقتك حين تشتد الحاجة إليه ويتم تمضيته بحكمة، مما يحررك أنت وفريقك من المسئوليات والواجبات الأقل أهمية التي يمكن إنجازها لاحقًا أو إهمالها بهدوء.
٣- الجدولة
الجدولة هي عملية الترتيب والتحكم وتحسين العمل وأعبائه في عملية الإنتاج على جميع المستويات وفي شتّى الحقول مهما اختلفت المهام وتعددت المسئوليات، والغرض من الجدولة هو تقليل وقت الجهد والعمل وتكاليفه.
٤- تحديد الأهداف
أنجح الأشخاص الذين يديرون الوقت ولديهم أهداف واضحة لتحقيقها، وليست أيّ أهداف بل لابد أن تكون أهدافًا ذكية، مما يسمح لهم بتخصيص وقتهم بشكل فعال.
٥- التركيز بشكل فعال
ليس من الجيد مجرد تخصيص الوقت لمتابعة أولوياتك بل عليك أنْ توظّف هذا الوقت جيدًا وتقليل المشتتات والدخول في حالة من التدفق.
٦- افعل القليل كل يوم
من أفضل نصائح إدارة الوقت عندما يتعلق الأمر بالتحضير للاختبارات والامتحانات، أنْ تفعل القليل كل يوم بدلاً من تأجيل كل ما تبذله من الدراسة حتى اللحظة الأخيرة؛ فهو يوفر عليك الكثير من التوتر والقلق والخوف المصاحب للامتحانات، ومن ناحية أخرى، تتجنب الاضطرار إلى بذل جهد مضاعف وضغط نفسي هائل ما يؤدّي إلى إفساد صحتك عشية الامتحانات في حين أن ساعة واحدة أو أقل كل يوم تكفي لمراجعة ما فعلته في الفصل وإجراء مراجعة صغيرة ولكن مركزة.
٧- لا تأخذ على عاتقك أكثر مما تستطيع فعله
من الأفضل التقليل من الوعود والإفراط في التسليم بدلاً من العكس، بهذه الطريقة لا تتجاوز التوقعات فحسب بل تتجنب أيضًا الإحراج الناتج عن عدم القدرة على الوفاء بالتزاماتك، عندما تقضم أكثر مما تستطيع مضغه، فأنت بذلك تجهز نفسك للضيق والتوتر، وقد ينتهي الأمر بالكثير من المشاريع التي تتطلب الانتهاء منها في وقت قصير جدًا إلى التنازل عن الجودة، لذا تعرّف على قدراتك وحدودك، واعمل على مهاراتك التنظيمية من أجل إدارة وقتك بشكل أفضل، قال تعالى “لايكلّف الله نفسًا إلّا وسعها“.
٨- تعلم أن تقول لا
العالم الذي يسمح لنا بالحصول على أي شيء نريده تقريبًا بلمسة من أصابعنا قد خلق مشكلة أخرى للشباب، وهي الخوف من الضياع، حيث يقضي الأشخاص الكثير من الوقت مع أصدقائهم على وسائل التواصل الاجتماعي وخارجها، مما يؤدي إلى فقدان السيطرة على الوقت، لأسباب تتعلق بالقدرة على إدارة وقتهم، ومن أجل النزاهة النفسية للطلاب من المهم أنْ يتعلموا أن يقولوا لا لأقرانهم، وخصوصًا في الأوقات التي يشعرون أنّهم سيستقبلون أصدقاءهم لكنّهم سيضيعون أوقاتًا كثيرة دون نتيجة تذكر، بل وقد تأتي بنتائج عكسية على مستوى الخسارة والضياع، وفي اللحظة التي يتمكنون فيها من القيام بذلك، سوف يقتربون من مرحلة جديدة من النضج والتي ستثبت أنها قرار مهم للغاية في الحياة على المدى الطويل.
كيف تبدأ في إدارة وقتك اليوم
بالنظر إلى جميع النصائح المذكورة أعلاه، قد يكون لديك انطباع بأنْ هذا قد يمثل تحديًا كبيرًا بالنسبة لك، تتطلب إدارة الوقت مثل أي مهارة أو عادة أخرى التفاني والاجتهاد، فمن الأفضل عدم البدء بشكل مفاجئ ومكثف وبتوقعات غير واقعية، فالتوقعات هي حجر العثرة الأول وجذر كل خيبة أمل.
لذلك ابدأ بكتابة جدول زمني وقمْ بتحديد أهداف قصيرة وطويلة المدى للحصول على نظرة ثاقبة إلى أين أنت ذاهب، ثم ابدأ تدريجيًا في تنفيذ جميع النصائح الأخرى، فكّر أقل في الهدف النهائي، وأكثر في الخطوات المؤدية إليه، وستحقق النتيجة المرجوة في الموعد النهائي المحدد.
